Zavedenie povinnej elektronickej fakturácie v zmysle európskej iniciatívy VAT in the Digital Age (ViDA) prinesie pre podnikateľov komplexnú transformáciu spracovania faktúr od ich vytvorenia až po archiváciu. Predstavuje prechod na štruktúrované elektronické formáty, príležitosť na automatizáciu procesov, zníženie manuálnej chybovosti a zvýšenie prevádzkovej efektivity firiem. Informovala o tom spoločnosť Natuvion Slovakia.
Elektronická fakturácia sa v EÚ stáva štandardom. Iniciatíva ViDA podľa spoločnosti Natuvion zjednocuje digitálne vykazovanie a obmedzuje podvody na DPH. Zrýchľuje tiež prístup k transakčným dátam, pre čo musia firmy prejsť na štruktúrované elektronické formáty.
„E-fakturácia prichádza ako legislatívna povinnosť, ale firmy by ju nemali vnímať iba cez otázku, čo musia urobiť, aby splnili nové požiadavky. Ak už zasahujú do svojich systémov a procesov, je to príležitosť pozrieť sa na celý spôsob spracovania faktúr a identifikovať miesta, ktoré možno zjednodušiť alebo automatizovať,“ uviedol spoluzakladateľ Natuvion Slovakia Juraj Ziman.
E-fakturácia nie je len technické prepojenie, ale celkový cyklus zahŕňajúci vytvorenie, validáciu, spracovanie, monitoring a archiváciu dokumentu. Podľa Michala Procházku z Natuvion Slovakia musia najmä veľké firmy s prostredím SAP (pokrýva odchádzajúce aj prijaté doklady prostredníctvom modulov ako SD – predaj a distribúcia, MM/FI – správa materiálu a finančné účtovníctvo a moderných nástrojov pre e-fakturáciu) sledovať celý tento proces, aby dokázali včas odhaliť zdržania a efektívne riešiť prípadné chyby.
Efektívnejšia práca
Štruktúrovaná elektronická fakturácia podľa odborníkov zároveň vytvára priestor na odstránenie časti manuálnej práce. Údaje už nemusia byť opakovane prepisované medzi systémami a automatizovať možno napríklad validáciu faktúr, schvaľovacie procesy, reporting či archiváciu. Ak má firma z tejto zmeny skutočne profitovať, potrebuje mať pod kontrolou celý proces a dáta, ktoré ním prechádzajú. Tak sa z legislatívnej povinnosti môže stať príležitosť na zjednodušenie a automatizáciu fakturačných procesov.
Prípravu na e-fakturáciu by firmy nemali začať výberom softvéru, ale analýzou súčasných fakturačných procesov a odhalením ich slabých miest. Podľa Procházku je preto nutné do príprav zapojiť okrem IT tímu aj finančné, účtovné a daňové oddelenie.
Podľa Procházku by sa firmy pri zavedení e-fakturácie nemali zameriavať len na legislatívny termín, ale na dlhodobý prínos. „Ak sa e-fakturácia nastaví správne od začiatku, firma nevyrieši iba jednu legislatívnu povinnosť, ale vytvorí si základ pre efektívnejšie a automatizovanejšie fungovanie do budúcnosti,“ dodal s tým, že vybrané riešenie musí zvládnuť aj budúci rast objemu dát.
